Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Widget HTML #1

Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan

INFO DAPODIK & PENDIDIKAN. Perpustakaan berfungsi sebagai lembaga yang berfungsi sebagai pengelola koleksi dan informasi.

Oleh karena itu, dalam era informasi ini perpustakaan selayaknya akan sarat dengan penerapan TIK dalam pengelolaannya, baik untuk kepentingan pengguna targetnya maupun untuk masyarakat umum.

Peran Perpustakaan

Perpustakaan merupakan suatu lembaga atau badan yang bertujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. 

Mutu suatu perpustakaan ditentukan atau diukur dari kemampuan dalam memenuhi kebutuhan informasi dan memuaskan pengguna perpustakaan. 

Untuk mencapai suatu perpustakaan yang berkualitas dan berkuantitas, maka perpustakaan memerlukan dukungan dari berbagai pihak, seperti dukungan dari masyarakat pengguna sampai pemerintah.

Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan dinyatakan bahwa sebuah perpustakaan harus dilengkapi oleh sarana dan prasarana yang berorientasi teknologi informasi dan komunikasi. 

Hal itu sejalan dengan beberapa pendapat yang menyatakan bahwa apabila perpustakaan tidak ingin ditinggalkan oleh para penggunanya, maka perpustakaan harus mengubah paradigmanya dari hanya melayani pengguna yang datang ke perpustakaan menjadi menambah kegiatan dan peningkatan kemampuan pustakawan dalam penyusunan paket pengemasan informasi yang lebih banyak. 

Dengan demikian, pengguna yang kecenderungan lebih menyukai format elektronis akan semakin meningkat, tetap dapat di akomodasi oleh perpustakaan.

Dukungan terhadap keharusan meningkatkan kemampuan oleh pustakawan tersebut ditunjukkan dengan adanya keharusan menguasai dasar komputer dalam uji kompetensi dan sertifikasi yang harus dipenuhi oleh seorang pustakawan sebagaimana dituangkan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) bidang perpustakaan. 

SKKNI tersebut dikeluarkan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 83 tahun 2012.

Perkembangan Perpustakaan

Berdasarkan perkembangannya dikenal beberapa jenis perpustakaan, yaitu perpustakaan tradisional, elektronis, digital, hibrid dan maya.

Perkembangan jenis perpustakaan tersebut sebenarnya karena masuknya pengaruh teknologi informasi dan komunikasi ke dunia perpustakaan.

Beberapa masalah di dunia perpustakaan berhasil dicoba didekati dengan menggunakan pendekatan teknologi informasi. 

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan. 

Sebagai gambaran dalam sebuah perpustakaan tradisional hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku yang dilengkapi dengan kartu katalog dalam bentuk lembaran kertas berukuran 7x21 cm. 

Kemudian, muncul perpustakaan semi-modern yang menggunakan katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan.

Perkembangan berikutnya adalah perubahan bentuk koleksi perpustakaan yang mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. 

Perkembangan perpustakaan seperti itu yang sekarang dikenal dengan istilah perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan jaringan lokal (LAN).

Perpustakaan maya lebih berkembang lagi tidak saja koleksinya dalam bentuk file digital, namun koleksi tersebut dapat diakses dimana saja melalui jaringan internet.

Di sisi lain, berdasarkan kebutuhan untuk administrasi pengelolaan perpustakaan dengan semakin banyaknya koleksi perpustakaan, jumlah pengguna, transaksi peminjaman, dan pengembalian koleksi, serta kebutuhan pelaporan maka muncullah kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. 

Sistem dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan. Sistem pengelolaan perpustakaan seperti itu dikenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

Pada saat ini, banyaknya perpustakaan maya yang ada menyebabkan orang atau pengguna sudah tidak memikirkan lagi dimana lokasi perpustakaan. 

Bagi mereka yang penting adalah informasi dapat cepat dan mudah diperoleh.

Begitu mudahnya informasi dibagikan kepada siapa saja yang membutuhkan sehingga dikenal dengan data mining

Informasi diperlakukan seperti sebuah tambang mineral yang dapat digali dan diambil hasilnya. 

Bahkan dengan adanya teknologi cloud, perpustakaan dapat semakin berkembang dan lengkap koleksi informasinya dengan berbagi sumber daya yang dimiliki.

Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan
Gambar 1: Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem informasi perpustakaan sama dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen) yang lain, yaitu terdiri atas berbagai sub sitem yang membangunnya. 

Sistem Informasi Perpustakaan terdiri atas sub sistem perangkat keras, perangkat lunak, data atau koleksi perpustakaan, prosedur atau standar operasional prosedur, dan sumber daya manusia pengelolanya, yaitu pustakawan.

Perangkat keras adalah perlengkapan yang terdiri atas komputer, perangkat jaringan, server, dan saluran internet. 

Perangkat lunak nya merupakan aplikasi perpustakaan yang dibangun, diperoleh dengan cara membeli atau diperoleh secara gratis yang digunakan untuk menunjang kebutuhan perpustakaan. 

Perangkat lunak yang mendukung semua fungsi perpustakaan dikenal dengan aplikasi otomasi perpustakaan. 

Namun, ada pula aplikasi yang hanya mendukung kebutuhan tertentu saja misalnya hanya untuk perpustakaan digitalnya saja. 

Semua aplikasi tersebut dapat dibangun dan disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan. 

Contoh aplikasi perpustakaan antara lain SLiMS, IBRA, dan Sipisis.

Data adalah isi dari sistem informasi perpustakaan. Data di perpustakaan merupakan koleksi perpustakaan dapat berupa informasi bibliografi dari koleksi atau mungkin file digitalnya hasil alih media. 

Kita mengenal koleksi perpustakaan antara lain buku atau monograf dan majalah atau serial yang banyak dimiliki oleh perpustakaan sekolah. 

Untuk perpustakaan tertentu seperti perguruan tinggi dan perpustakaan khusus juga dilengkapi dengan hasil-hasil penelitian, baik dalam bentuk tesis, skripsi, laporan, dan sejenisnya. 

Selain itu, masih ada bentuk koleksi lain yang mungkin lebih spesifik lagi seperti koleksi naskah kuno atau manuskrip, kemudian koleksi oto, lukisan, dan koleksi multimedia. 

Jenis koleksi tersebut mempunyai informasi bibliografi yang berbeda sehingga berpengaruh kepada struktur data yang dimilikinya. 

Struktur data ini yang perlu yang diperhatikan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi koleksi perpustakaan.

Sub sistem lainnya adalah prosedur atau dikenal dengan SOP (Standard Operasional Prosedures). 

Prosedur ini adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan secara bertahap dalam pengelolaan informasi perpustakaan.

Misalnya, dalam proses pengolahan buku, kita harus mulai dari proses penerimaan buku, kemudian pemberian no registrasi, pemberian stempel perpustakaan, entri data informasi bibliografinya termasuk harga.

Namun, pada tahapan ini belum memasukkan nomor punggung buku. Hal tersebut harus diketahui oleh semua operator atau petugas di bagian registrasi.

Demikian, salah satu contoh penerapan prosedur. Prosedur harus tertulis dan terdokumentasikan sehingga semua bagian dapat membacanya apabila lupa atau ada penggantian operator yang lama dengan yang baru.

Hal terakhir adalah sumber daya manusianya (Brainware). Sumber daya manusia dapat seorang pengguna atau pengunjung perpustakaan, operator atau pustakawan di bagian registrasi, pengolahan, sirkulasi, layanan penelusuran dan sebagainya. 

Karena setiap mereka harus mengetahui secara detail tentang hal yang harus dilakukan maka perpustakaan harus melaksanakan pelatihan untuk mereka.

Bagaimana mereka mengelola dan bagaimana pengguna mencari informasi baik dalam menggunakan komputer untuk OPAC, komputer untuk e-book dan e-journal atau penggunaan jurnal online.

Pemanfaatan TIK di Perpustakaan

Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) telah menyebar hampir di semua bidang termasuk perpustakaan. 

Sebagai institusi pengelola informasi, perpustakaan telah menerapkan TI secara pesat. 

Hal itu dapat dilihat dari makin banyaknya perpustakaan yang memanfaatkan TI mulai dari perpustakaan tradisional, perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital dan perpustakaan maya (cyber library).

Perkembangan perpustakaan masa kini dapat dilihat dari tingkat penerapan TI dalam menunjang kegiatannya, jumlah dan jenis koleksi yang tersedia, serta jumlah pengguna baik langsung maupun tidak langsung.

Kebutuhan perpustakaan akan TI berkaitan erat dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi serta budaya yang berkembang pesat seiring dengan kegiatan menulis, mencetak, mendidik, dan kebutuhan manusia akan informasi. 

Perpustakaan mendistribusikan informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan menyediakannya untuk pengguna (Arif, 2003).

Menurut Muharti (2004), penerapan TI di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:

  • Sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Kegiatan atau pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan antara lain adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirku-lasi bahan pustaka, serta pengelolaan data anggota dan statistik. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi perpustakaan.
  • Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan perpustakaan digital.

Kedua fungsi TI ini dapat diterapkan secara terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi. 

Hal itu sangat bergantung pada kemampuan perangkat lunak yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur yang mendukung keduanya.

Faktor-faktor yang menunjang aplikasi TI di perpustakaan antara lain adalah:

  • Kemudahan dalam mendapatkan produk TI,
  • Harga produk TI yang makin terjangkau,
  • Kemampuan TI dalam meningkatkan kinerja pengelolaan perpustakaan, dan 
  • Makin meningkatnya tuntutan masyarakat akan pelayanan yang serba click.

Selain faktor-faktor tersebut di atas, alasan lain penerapan TI di perpustakaan adalah: (1) untuk meningkatkan efisiensi dan mempermudah kerja, (2) untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pengguna, (3) untuk meningkatkan citra, dan (4) turut mengembangkan infrastruktur unit kerja pada tingkat regional, nasional, dan global.

Menurut Haryadi (1993), TI adalah teknologi yang diterapkan dalam proses pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebarluasan informasi.

Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan TI di perpustakaan adalah otomasi perpustakaan (library automation).

Otomasi perpustakaan dimaksudkan sebagai penggunaan TIK khususnya komputer untuk keperluan pengelolaan perpustakaan (Sulistyo-Basuki, 1993). 

Menurut Fahmi (2005), cakupan otomasi perpustakaan meliputi pengadaan koleksi, katalogisasi, inventarisasi, sirkulasi, reserve, peminjaman antar perpustakaan, pengelolaan terbitan berkala, penyediaan katalog (on-line public access catalogue = OPAC), dan pengelolaan data.

Pelayanan informasi merupakan bagian terintegrasi dan terpenting dari suatu sistem otomasi perpustakaan. 

Pelayanan informasi dapat dikembangkan dengan menyediakan koleksi berbentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan informasinya dapat diakses melalui jaringan luar (LAN, WAN, internet). 

Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna, seperti akses secara cepat ke sumber-sumber informasi baik di dalam maupun luar perpustakaan. 

Dengan demikian, pustakawan harus menguasai TIK sehingga dapat melayani kebutuhan pengguna perpustakaan secara cepat dan tepat.

Sophia (1998) menyatakan bahwa penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat mempercepat penemuan kembali informasi, memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka dan komunikasi antar perpustakaan serta menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.

Pemanfaatan TIK sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas layanan dan operasional telah membawa perubahan yang besar di perpustakaan.

Perkembangan penerapan TIK dapat diukur dengan diterapkannya sistem informasi manajemen perpustakaan dan perpustakaan digital. 

Sistem informasi manajemen perpustakaan atau otomasi perpustakaan merupakan pengintegrasian bidang administrasi pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, pengelolaan, sirkulasi, statistik, dan manajemen perpustakaan lainnya. 

Saat ini untuk mengikuti perkembangan manajemen perpustakaan dan memenuhi tuntutan kemajuan teknologi perpustakaan sudah mulai menggunakan otomasi perpustakaan untuk pengelolaan nya.

Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. 

Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yaitu :

  • Registrasi koleksi,
  • Entri data bibliografi,
  • Proses digitalisasi, penyimpanan, dan pengaksesan/ temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library). 

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. 

Contoh, dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. 

Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.

  • Menghubungkan (link) antara informasi bibliografi dengan file hasil digitalisasi.
  • Mem-publish dokumen digital.

Selain disiapkan dokumen lengkapnya, dokumen atau koleksi juga dapat dibuatkan paket informasi lain yang dilakukan oleh pustakawan dengan membuatkan bentuk multimedia, yaitu menggabungkan materi tertentu antara teks dengan gambar, audio dan video. 

Paket informasi semacam itu sangat membantu untuk mempermudah pengguna dalam mempelajari dan membuat materi lebih menarik. 

Koleksi sejenis itu akan sangat membantu dalam dunia pendidikan, baik di perpustakaan sekolah, perguruan tinggi atau tempat-tempat pelatihan.

Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses mengakses dan mencari dokumen adalah bagaimana melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan dalam jajaran koleksi di rak. 

Metode pengaksesan dan pencarian kembali koleksi akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang dipilih. 

Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan koleksi yang sudah memiliki jumlah yang banyak.

Dengan menggunakan system tradisional, temu kembali koleksi dilakukan menggunakan kartu katalog. 

Namun akan terasa lama apabila pencari informasi tidak menguasai sistem pencariannya. 

Dalam penggunaan kartu katalog, pengguna harus mengetahui titik akses pencarian, yaitu melalui judul, subjek atau pengarang. 

Dari sisi pengelola, mereka harus menyiapkan kartu catalog berdasarkan judul, nama pengarang dan subjeknya. 

Pekerjaan akan menjadi banyak dan rumit.

Namun dengan menggunakan teknologi informasi, pustakawan cukup memasukan data tentang koleksi (bibliografi) ke dalam database

Selanjutnya pencarian dapat dilakukan dari semua titik akses dengan mudah. 

Mereka dapat mencari koleksi berdasarkan judul, pengarang, subjek, abstrak atau ruas (field) apa saja yang mereka inginkan.

Dan yang lebih menarik lagi, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data independence), maka dengan data yang sama kita dapat membuat interface ke berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone maupun web, sehingga pengguna akan lebih tertarik dengan tampilan koleksi yang disiapkan oleh perpustakaan (Gambar 1: Sistem Informasi Perpustakaan).

Demikianlah gambaran tentang peran teknologi informasi dalam pengelolaan koleksi atau dokumen dan temu kembali informasinya bagi pengguna dalam sebuah perpustakaan.

Infrastruktur

Infrastruktur adalah komponen dalam sistem informasi perpustakaan yang tidak dapat dilupakan. 

Sebagai gambaran dasar tentang jenis peralatan yang diperlukan dalam sebuah perpustakaan adalah sebagai berikut:

Sistem Informasi Perpustakaan
Gambar 2: Konfigurasi LAN di Perpustakaan

Di perpustakaan diperlukan peralatan seperti komputer untuk pengelola, pengguna dan komputer tempat penyimpanan database, dikenal dengan nama server

Sementara itu, perpustakaan dapat dimanfaatkan oleh bagian lain yang berada dalam satu lokasi diperlukan sebuah jaringan komputer lokal atau LAN. 

LAN atau Local Area Network tersebut berfungsi untuk menghubungkan antara komputer pengguna dengan server yang ada di perpustakaan. 

Dengan demikian, pengguna yang berada di ruangan lain dapat mengakses dan mencari koleksi perpustakaan yang mereka butuhkan.

Demikianlah, uraian tentang Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan dengan penerapannya di perpustakaan. 

Kita dapat melihat teknologi tersebut dimanfaatkan untuk pengelolaan sebuah perpustakaan.

Oleh karena itu, manajemen yang baik terhadap sebuah perpustakaan tentunya tidak akan melupakan keberadaan teknologi ini karena akan memberikan citra atau image yang baik kepada para penggunanya.

Terima Kasih.

Salam Satu Data Pendidikan Indonesia.

Post a Comment for "Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan"