Mekanisme dan Prosedur Tambah PTK Baru

Table of Contents

Sebelumnya, agar dapat diketahui bersama bahwa mekanisme dan prosedur penambahan PTK baru hanya dapat dilakukan di sekolah induk.

Berikut di bawah ini akan dipaparkan secara ringkas mengenai Panduan Tambah PTK Baru, silahkan di simak ya.

Kewenangan, Tugas dan Tanggung Jawab Pengelola Data

Satuan Pendidikan

• Menyiapkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke dinas pendidikan/ yayasan pendidikan;

• Menarik data PTK Baru dari Manajemen Dapodik melalui proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik;

• Merekam data rinci PTK Baru melalui aplikasi Dapodik; dan 

• Mengirimkan data rinci PTK Baru ke Pusat melalui proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik.

Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota/ Provinsi/ Yayasan 

• Melakukan verifikasi data dan validasi dokumen persyaratan Tambah PTK Baru dari satuan pendidikan; 

• Merekam data PTK baru pada laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data: Identitas, Domisili, Kepegawaian, dan Penugasan; dan

• Memberikan persetujuan atas pengajuan penambahan PTK Baru dari sekolah-sekolah dibawah binaan Yayasan Pendidikan (Khusus Dinas Pendidikan).

Pusdatin Kemendikbud

• Memadankan NIK ke database Arsip PTK Kemdikbud;

• Memastikan bahwa PTK Baru yang ditambahkan belum terekam pada database arsip PTK.

• Memadankan identitas PTK Baru dengan data Dukcapil berdasarkan NIK;

• Menyediakan referensi daftar PTK Baru; dan

• Mengalirkan data PTK-PTK Baru ke Manajemen Dapodik.

Laman dan Hak Akses Tambah PTK Baru

Gambar 1

Laman Pengelolaan Data PTK Baru diakses melalui vervalptk.data.kemdikbud.go.id/tambahptk/

Hak akses untuk tambah PTK Baru diperoleh dari keanggotaan di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan & Kebudayaan (SDM) Pusdatin, dengan:

• Penugasan sebagai Operator GTK bagi Dinas Pendidikan; dan 

• Penugasan sebagai Operator Yayasan bagi Yayasan Pendidikan.

Dokumen Persyaratan Tambah PTK Baru

• Kartu Keluarga (KK);

• Kartu Tanda Penduduk (KTP);

• Surat Keterangan Domisili dari kantor kependudukan setempat;

• Surat Keputusan (SK) Pengangkatan:

• Bagi PTK berstatus CPNS/ PNS, berupa SK pengangkatan sebagai CPNS/ PNS yang ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian terkait;

• Bagi PTK berstatus pegawai tidak tetap dan mengampu di sekolah negeri, berupa SK Pengangkatan atau Surat Perjanjian Kerja yang ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian terkait;

• Bagi PTK yang mengampu di sekolah swasta, berupa SK pengangkatan atau Surat Perjanjian Kerja yang ditetapkan oleh Ketua Yayasan Pendidikan;

• Surat Keputusan (SK) Penugasan di satuan pendidikan yang ditetapkan oleh Kepala Satuan Pendidikan;

• Sertifikat Lisensi Kepala Sekolah (Opsional).

Alur Tambah PTK Baru

Sekolah Negeri

Gambar 2

1. Satuan pendidikan menyiapkan dan menyerahkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke Dinas Pendidikan Kab/ Kota/ Provinsi terkait.
2. Operator Dinas Pendidikan Kab/ Kota/ Provinsi merekam data PTK Baru melalui laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data:
1. Identitas
2. Domisili
3. Kepegawaian
4. Penugasan
3. 3. Nomor Induk Kependudukan (NIK) PTK Baru dipadankan secara otomatis ke database Arsip PTK Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (ODS Pusdatin).
1. Jika NIK PTK Baru ditemukan/ pernah terekam di database Arsip PTK, maka pengajuan tambah PTK baru secara otomatis akan ditolak oleh sistem diaplikasi. Operator dinas pendidikan dapat menginformasikan kepada satuan pendidikan untuk melakukan proses Tarik PTK di Manajemen Dapodik.
2. Jika NIK PTK Baru tidak ditemukan/ belum pernah terekam di database Arsip PTK, selanjutnya NIK dan identitas PTK Baru dipadankan ke database Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri (Dukcapil, Kemdagri).
4. NIK dan identitas PTK Baru selanjutnya dipadankan secara otomatis ke database Dukcapil Kemdagri.
1. Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman tidak sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator dinas pendidikan harus memastikan ulang kebenaran NIK dan data-data identitas yang direkam, dengan mengacu pada dokumen kependudukan atas PTK yang bersangkutan.
2. Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka pengajuan PTK Baru dapat dilanjutkan dan disimpan ke dalam daftar Data Master PTK Baru dan secara otomatis menjadi Arsip PTK Kemdikbud.
5. Data PTK-PTK Baru pada Data Master PTK Baru selanjutnya dikirimkan ke server Dapodik pusat (Manajemen Dapodik) secara otomatis dan periodik.
6. Operator satuan pendidikan melakukan sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk menarik data PTK baru dari server Dapodik pusat.
7. Operator satuan pendidikan merekam data-data rinci dan penugasan PTK Baru di rombongan belajar dengan lengkap.
8. Operator satuan pendidikan selanjutnya melakukan proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk mengirimkan hasil perekaman data-data rinci dan penugasan PTK Baru ke server Dapodik pusat.

Sekolah Swasta

Gambar 3

1. Satuan pendidikan menyiapkan dan menyerahkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke Yayasan Pendidikan terkait.
2. Operator Yayasan Pendidikan merekam data PTK Baru melalui laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data:
1. Identitas
2. Domisili
3. Kepegawaian
4. Penugasan
3. Nomor Induk Kependudukan (NIK) PTK Baru dipadankan secara otomatis ke database Arsip PTK Kementerian Pendidikan Kebudayaan (ODS Pusdatin).
1. Jika NIK PTK Baru ditemukan/ pernah terekam di database Arsip PTK, maka pengajuan tambah PTK baru secara otomatis akan ditolak oleh sistem di aplikasi. Operator yayasan pendidikan dapat menginformasikan kepada satuan pendidikan untuk melakukan proses Tarik PTK di Manajemen Dapodik.
2. Jika NIK PTK Baru tidak ditemukan/belum pernah terekam di database Arsip PTK, selanjutnya NIK dan identitas PTK Baru dipadankan ke database Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri (Dukcapil, Kemdagri).
4. NIK dan identitas PTK Baru selanjutnya dipadankan secara otomatis ke database Dukcapil Kemdagri.
1. Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman tidak sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator yayasan pendidikan harus memastikan ulang kebenaran NIK dan data-data identitas yang direkam, dengan mengacu pada dokumen kependudukan yang sah dari PTK yang bersangkutan.
2. Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka Operator yayasan pendidikan dapat melanjutkan perekaman data sampai ke tahapan Unggah Dokumen.
5. Operator yayasan pendidikan mengunggah dokumen SK Penugasan. Pengajuan PTK Baru harus mendapatkan persetujuan dinas pendidikan terkait
6. Operator dinas pendidikan melakukan verifikasi data dan validasi dokumen PTK Baru yang diajukan oleh yayasan pendidikan:
1. Jika data dan dokumen PTK Baru tidak sesuai, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator dinas pendidikan harus memberikan alasan penolakan yang jelas sehingga bisa ditindaklanjuti oleh yayasan pendidikan atau satuan pendidikan.
2. Jika data dan dokumen PTK Baru sesuai, maka pengajuan PTK Baru dapat disetujui dan disimpan ke dalam daftar Data Master PTK Baru dan secara otomatis menjadi Arsip PTK Kemdikbud.
7. Data PTK-PTK Baru pada Data Master PTK Baru selanjutnya dikirimkan ke server Dapodik pusat (Manajemen Dapodik) secara otomatis dan periodik.
8. Operator satuan pendidikan melakukan sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk menarik data PTK baru dari server Dapodik pusat.
9. Operator satuan pendidikan merekam data-data rinci dan penugasan PTK Baru di rombongan belajar dengan lengkap.
10. Operator satuan pendidikan selanjutnya melakukan proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk mengirimkan hasil perekaman data-data rinci dan penugasan PTK Baru ke server Dapodik pusat.

Fitur Aplikasi Tambah PTK Baru

Daftar PTK, Referensi PTK Baru

Gambar 4

• Untuk melihat Daftar PTK Baru, klik Daftar PTK dari beranda.

• Daftar PTK merupakan daftar yang berisikan data PTK-PTK baru yang sudah berhasil direkam oleh Dinas Pendidikan atau Yayasan Pendidikan.

• Daftar PTK yang ditampilkan sudah terverifikasi dengan data indentitas dari Dukcapil.

Tambah, Perekaman PTK Baru

Gambar 5

1. Untuk menambahkan PTK Baru, klik Tambah pada Beranda.
2. Ada 4 (empat) tabulasi data yang wajib dilengkapi dalam perekaman data PTK Baru, meliputi:
1. Identitas
2. Domisili
3. Kepegawaian
4. Penugasan

Identitas, Perekaman Data Identitas PTK Baru

Gambar 6

• Perekaman data identitas berikut ini harus mengacu pada dokumen kependudukan yang sah, seperti Kartu Keluarga (KK) atau Kartu Tanda Penduduk (KTP):

• NIK atau Nomor Induk Kependudukan, terdiri dari 16 digit angka;

• Nama, cukup jelas;

• Tempat lahir, cukup jelas;

• Tanggal lahir, cukup jelas;

• Jenis kelamin, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• Nama Ibu kandung, cukup jelas;

• Agama, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• Status perkawinan, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• Email, electronic mail atau surat elektronik (surel) harus berstatus aktif dan milik pribadi PTK Baru yang bersangkutan.

• Kolom dengan tanda * menandakan bahwa variabel yang dimaksud wajib untuk diisi.

Atribut Master! Perekaman Data Identitas PTK Baru

Gambar 7

Pastikan atribut data master identitas PTK Baru sudah benar sebelum merekam data lainnya. Jika salah satu dari atribut master berbeda/tidak sesuai dengan data Dukcapil maka perekaman data PTK Baru tidak bisa di Simpan. 

Atribut data master identitas PTK Baru, meliputi: 

1. NIK 

2. Nama 

3. Tanggal lahir 

4. Jenis Kelamin 

5. Nama Ibu Kandung

Domisili, Perekaman Data Tempat Tinggal PTK Baru

Gambar 8

• Perekaman data domisili mengacu pada alamat tempat tinggal PTK Baru:

• Kabupaten/Kota, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• Kecamatan, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakn;

• Alamat Jalan, diisikan nama jalan, nomor rumah, RT dan RW;

• Desa/ Kelurahan, diisikan sesuai dengan nama desa/ kelurahan tempat tinggal PTK baru;

• Kode Pos, diisikan sesuai dengan kode pos tempat tinggal PTK baru, berupa karakter angka.

• Kolom dengan tanda * menandakan bahwa variabel yang dimaksud wajib untuk diisi.

Kepegawaian, Perekaman Data Kepegawaian PTK Baru

Gambar 9

• Perekaman data kepegawaian mengacu pada Surat Keputusan Pengangkatan (SK Pengangkatan) PTK Baru:

• Status Kepegawaian, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• NIP atau Nomor Induk Pegawai, terdiri dari 18 karakter angka, wajib diisi jika jenis status kepegawaian yang dipilih adalah Calon atau Pegawai Negeri Sipil (CPNS/ PNS);

• Jenis PTK, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• Lembaga Pengangkat, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• SK Pengangkatan, diisikan nomor SK pengangkatan;

• TMT Pengangkatan, Terhitung Mulai Tanggal Pengangkatan diisikan sesuai TMT pengangkatan PTK di satuan pendidikan induk;

• Sumber gaji, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan;

• Sudah Lisensi Kepala Sekolah, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan (sudah/ belum). 

• Kolom dengan tanda * menandakan bahwa variabel yang dimaksud wajib untuk diisi.

Penugasan, Perekaman Penugasan PTK Baru di Sekolah Induk

Gambar 10

• Perekaman data penugasan mengacu pada Surat Keputusan Penugasan (SK Penugasan) PTK baru:

• Wilayah, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan, pemilihan wilayah mengacu pada alamat satuan pendidikan dimana PTK yang bersangkutan ditugaskan;

• Sekolah, pemilihan sekolah mengacu pada satuan pendidikan dimana PTK yang bersangkutan ditugaskan, pilihan sekolah hanya menampilkan satuan pendidikan aktif dan ber-NPSN;

• Nomor surat tugas, dituliskan nomor dari surat tugas atau SK penugasan PTK;

• Tanggal surat tugas, dituliskan tanggal penetapan surat tugas atau SK penugasan PTK;

• TMT Tugas, Terhitung Mulai Tanggal Tugas diisikan sesuai TMT penugasan PTK di satuan pendidikan induk.

• Kolom dengan tanda * menandakan bahwa variabel yang dimaksud wajib untuk diisi.

• Pernyataan integritas: “Dengan ini saya menyatakan bahwa perekaman data dst...” harus di klik supaya data dapat di Simpan.

• Proses rekam data diakhiri dengan menekan tombol Simpan.

Penugasan (Khusus Perekaman Oleh Yayasan), Perekaman Penugasan PTK Baru di Sekolah Induk

Gambar 11

• Perekaman data penugasan mengacu pada Surat Keputusan Penugasan (SK Penugasan) PTK baru:

• Wilayah, dipilih salah satu dari pilihan yang disediakan, pemilihan wilayah mengacu pada alamat satuan pendidikan dimana PTK yang bersangkutan ditugaskan;

• Sekolah, pemilihan sekolah mengacu pada satuan pendidikan dimana PTK yang bersangkutan ditugaskan, pilihan sekolah hanya menampilkan satuan pendidikan aktif dan ber-NPSN;

• Nomor surat tugas, dituliskan nomor dari surat tugas atau SK penugasan PTK;

• Tanggal surat tugas, dituliskan tanggal penetapan surat tugas atau SK penugasan PTK;

• TMT Tugas, Terhitung Mulai Tanggal Tugas diisikan sesuai TMT penugasan PTK di satuan pendidikan induk.

• SK Penugasan, dokumen SK penugasan harus dipindai dan diunggah sebagai bahan verifikasi dan validasi dinas pendidikan. Pengajuan penambahan PTK Baru dari sekolah swasta dibawah binaan yayasan pendidikan harus disetujui dinas pendidikan terkait.

• Kolom dengan tanda * menandakan bahwa variabel yang dimaksud wajib untuk diisi.

Approval PTK Baru (Fitur Tambahan Bagi Dinas Pendidikan), Persetujuan Penambahan PTK Baru dari Yayasan

Gambar 12

1. Untuk memberikan persetujuan atas pengajuan penambahan PTK Baru, klik Approval PTK Baru pada Beranda. Fitur ini khusus bagi Dinas Pendidikan.
2. Klik tombel Proses untuk memeriksa dokumen SK Penugasan yang diunggah oleh Yayasan Pendidikan, sekaligus tombol aksi untuk Menyetujui/ Menolak pengajuan penambahan PTK Baru. 

Terima Kasih.

Salam Satu Data Pendidikan Indonesia.